Wie Ihr wißt, bin ich ja normalerweise eine Woche im Monat weg, um mich meiner Projektarbeit zu widmen. Meist nenne ich das Klausurtage, hier am Wörthersee kann ich es diesmal auch Einsiedelei nennen, denn ich bin mal ganz alleine im Haus am Wörthersee, na gut, nicht ganz alleine, denn ich habe meine ToDo Liste und einige interessante Projekte dabei.

Klausurtage, das ist eine Woche im Monat, während derer ich nicht für Vor-Ort-Termine zur Verfügung stehe und bei denen ich auch sonst keinen fest vorgeplanten Tagesablauf habe, sondern mich allein danach richte, wie meine Arbeit vorangeht.

Manche nennen das Urlaub, weil ich meine Klausurtage in typischen Ferienregionen verbringe (Zillertal, Wörthersee, Fuerteventura) und verstehen nicht, wieso ich im Urlaub auch noch arbeite. Nun – es ist kein Urlaub. Den brauche ich auch nicht, weil ich mich tagtäglich bemühe, meine Balance zu halten, ausgeglichen zu sein und nicht unter den Druck von Kunden oder Projekten zu geraten. Gerade deswegen sind die Wochen mit den Klausurtagen aber erholsam: Denn ich kann ohne Störungen an meinen Projekten arbeiten und diese auch fertigstellen. Fertigstellen ist aber in der heutigen Arbeitswelt, wenn überhaupt, dann meist nur unter größtem Druck möglich. Drum genieße ich die Zeit hier sehr, in der ich in Ruhe arbeiten kann und koste das Gefühl jedesmal aus, wenn ich in meiner ToDo Liste ein Projekt mit dem Haken fertig kennzeichnen kann und es dann ins Archiv wandert.

Und keine Sorge, zwischendurch gibt es schon mal Pausen, in denen ich die Sonne genieße oder auch den See – der Tag hat ja schließlich 24 Stunden und mehr als 12 arbeite ich auch hier (normalerweise) nicht.

Programmierarbeiten, die ich ausführe, verwalte ich ja in meinem Mantis Bugtracker, denn dort haben die Mitarbeiter des jeweiligen Kunden Zugriff, können eigene Bugreports und neue Requests erfassen und den Status der jeweiligen Aktionen sehen. Außerdem kann ich in Mantis recht schnell aus der Roadmap meine Releasenotes generieren und bei Veröffentlichung einer neuen Version an die Mitarbeiter kommunizieren, was sich geändert hat.

Auf dem Blog meiner Zeiterfassung mite habe ich nun ein Plugin für Mantis entdeckt, mit dem ich direkt in einem Issue in Mantis meine Zeiten erfassen kann, die ich für dieses Issue aufgewendet habe. Jedem Projekt in Mantis kann man nach der Installation des Plugins das richtige Projekt in mite zuordnen, so daß die Zeiten automatisch auf das richtige Projekt gebucht werden und selbst die Erfassung der von/bis Zeiten funktioniert prima, ich muß die einfach im Note Field mit der Syntax (xx:xx bis xx:xx) eingeben:

Die Zeit erscheint anschließend in mite mit dem richtigen Projekt, dem richtigen Kunden und am richtigen Tag:

Für mich ist das eine geniale Arbeitserleichterung, weil ich beim Programmieren nun nur noch den Bugtracker geöffnet haben muß und nicht mehr meine Zeiterfassung (im Sinne der Konzentration auf die durchzuführende Arbeit sehr hilfreich).

Für meine Kunden ist das genial, weil sie gleich im Bugtracker überprüfen können, wieviel Aufwand für die einzelnen Issues aufgewendet wurde und das nicht erst am Ende bei der Rechnung erfahren bzw. einen eigenen Lesezugang zu meiner Zeiterfassung benötigen und aufrufen müssen:

Genial. Vielen Dank an das Team von mite für diese Integration.

Ab heute ist unser eigenes Ticketsystem OTRS, welches wir unter der Adresse https://support.psag.net betrieben hatten, abgeschaltet.

Ein eigenes Ticketsystem hat sich für meine Arbeitsorganisation als unpraktisch erweisen, weil ich dadurch zwei ToDo Listen führe, was den Grundsätzen der Getting Things Done Methode widerspricht. Außerdem:

• Da ich alleine die Supporttickets in unserem Haus bearbeite, besteht keine Notwendigkeit für ein Gruppensystem.
• Die automatische Antwort per Mail, daß ein Ticket eingegangen ist, habe ich nie benutzt, denn ich finde, es ist für den Kunden nicht interessant, zu wissen, daß ein Ticket erfaßt wurde, sondern erst interessant, wenn es bearbeitet wird. Das muß ich eh per Mail mitteilen.
• Die Bearbeitung von OTRS Tickets unterwegs war umständlich (trotz OTRS Client fürs iPhone).
• OTRS hat eine eigene Dokumentationsquelle zu meinen Dokumentationen hinzugefügt, die ich nicht einfach mit durchsuchen konnte. So mußte ich immer auf meinem Rechner und separat in OTRS suchen, ob ich zu einem bestimmten Sachverhalt etwas habe.
• So ist die einzige Funktionalität, die mir tatsächlich fehlen wird, die, daß OTRS einen Nagios Alarm acknowledged hat, sobald ich das Ticket sperrte.

Mit den beiden Kunden, welche Supporttickets bisher nicht per E-Mail eröffnet haben, sodern direkt in unserem OTRS anlegten und sich dort auch über den Status informiert hatten, habe ich gesprochen und ihnen einen Zugang zu meiner sie betreffenden ToDo Liste in Nozbe eingerichtet.

Und so sieht die neue, einfachere Organisation aus: Wird ein E-Mail an unser Support E-Mail gesendet, so erkennt unser Mailserver dies und fügt im Subject eine von ihm generierte Ticketnummer hinzu. Das E-Mail wird dann ganz normal in mein Postfach zugestellt:

Wenn ich darauf antworte, wird automatisch mein Name und meine Mailadresse durch “PSAG Support” mit der zugehörigen Mailadresse ersetzt:

Das ist über ein paar einfache Regeln in unserem Mailserver geregelt:

Die erste Regel sorgt bei ausgehenden Nachrichten dafür, daß der Absender in “PSAG Support” geändert wird. Die zweite ist dafür zuständig, daß bei Antworten von Kunden nicht noch einmal eine Ticketnummer hinzugefügt wird und die dritte schließlich fügt eine Ticketnummer ins Subject hinzu, wenn ein Mail an die Supportadresse gesendet wird.

Wenn bei einem Ticket weitere Aktionen von meiner Seite notwendig sind, leite ich das Mail einfach an Nozbe weiter und füge es in meine normale ToDo Liste mit ein.

Die bisherigen Tickets aus unserem OTRS, die für Dokumentationszwecke interessant sind, habe ich in mein Dokumentationssystem übernommen. Bye, Bye, support.psag.net…

Die OTRS Installationen unserer Kunden betreue ich natürlich weiterhin.

Einer der Grundpfeiler der Getting Things Done Methode ist, auftretende Ideen sofort aufzuschreiben, damit man sie aus dem Kopf bekommt. Da man sich auf das System, in das man sie schreibt, verlassen können muß (sonst vertraut man dem System nicht und merkt sich die Aufgabe trotzdem), bietet sich an, solche Ideen gleich in Nozbe zu erfassen. Drum hab ich die Nozbe Applikation für iPhone und die Nozbe Applikation für das iPad immer dabei.

Für die Nozbe Desktop Applikation (die aktuelle Test-Version 1.4, die aber sehr stabil läuft, kann man hier herunterladen) hat mir der Support gerade ein paar Tastenkürzel verraten, die super hilfreich sind:

• a – Fügt im aktuellen Projekt oder Kontext eine neue Aufgabe an
• i – Geht zur Inbox
• n – Geht zu den Next Steps
• c – Calender anzeigen
• s – Startet die Synchronisation
• t – Schnelles Anfügen eines Tasks

a und t haben es noch viel mehr in sich: Gibt man nämlich in der Zeile ein # ein, dann öffnet sich eine Auswahl aller Projekte, Kontexte und man hat auch die Möglichkeit, eine Dauer einzugeben oder ein Datum oder den Task zum Next Step zu machen:

Man braucht nur die ersten Zeichen eingeben, wenn der richtige Begriff dann in der Liste ist, geht man mit den Pfeiltasten hin und drückt Tab, dann steht der in der Zeile. Dabei hab ich folgende Kürzel gefunden (man braucht bloß mal # drücken in der Eingabezeile und dann durch die Liste scrollen):

• #Priority – setzt das Next Step Kennzeichen
• #5 oder #15 – mit Ziffern gibt man die Zeit für den Task ein
• #tomorrow oder #today – setzt das Due Date auf heute oder morgen
• #monday oder #friday – die Wochentage funktionieren natürlich auch
• #every …. – Setzt den Task als wiederholenden Task

Ich finde das großartig, so bin ich nicht mehr darauf angewiesen, einen Task nur schnell in die Inbox zu werfen, wo ich ihn dann später wieder ins richtige Projekt tun muß, also noch einmal anfassen, sondern ich kann, wenn ich eine Idee für ein Projekt habe, diese gleich fix und fertig ins richtige Projekt erfassen mit Kontext und allem drum und dran. Und das, ohne, die Maus zu berühren, in einem eizigen Arbeitsschritt.

Für die nächsten 7 Tage habe ich mein Büro, wie jedes Jahr um die Zeit, in Fuerteventura aufgeschlagen. Wer genau wissen möchte, wo es liegt, hier ist die Karte:

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Das Hotel liegt direkt am Strand und da ich recht viel Zeit auf dem Zimmer verbringe, bezahle ich gerne den inzwischen verlangten Aufpreis für ein Zimmer direkt am Meer (früher hat man halt nett drum gebeten, inzwischen kostets). Diesmal hab ich sogar ein Zimmer mit einem gemauerten Balkon bekommen, die Mauer ist grade breit genug, daß mein Laptop drauf paßt und so kann ich im Stehen, direkt am Meer arbeiten (mir fallen jetzt nicht wahnsinnig viele Locations ein, wo das Arbeiten schöner wäre):

Die ganze Technik ist seit dem letzten Jahr extrem kompaktiert, als Internet Router benutze ich diesmal einen Huawei E585, der mir hier im Vodafone Netz HSPA Speed liefert (der ist nicht nur kleiner, als die bisher verwendete Web n Walk Box IV, sondern auch schneller). Aus Gründen des besseren Empfangs hab ich ihn einfach ans Fenster geklebt, so braucht er keine externe Antenne (die er auch nicht anschließen könnte):

Verantwortlich für meine 5 kg Zusatzgepäck, die ich bei Condor mitbestellt habe, ist die Pixie, so ist für excellenten Kaffee auch hier gesorgt (das Hotel hat inzwischen auf Sirupautomaten von Douwe Egberts umgestellt, das ist tatsächlich nur Wasser mit Kaffeegeschmack und Schaum):

Der Beistelltisch, auf dem letztes Jahr noch das Reiserechenzentrum beherbergte, ist leer, denn auch mein Gigaset brauche ich nicht mehr, seit Zoiper auf meinem Laptop so zuverlässig läuft. Einzig einen Backuplaptop hab ich noch im Gepäck, damit ich meine Rufbereitschaften auch erfüllen kann, wenn mein Primärer Rechner mal streikt.

Zur Frage, ob man im Urlaub arbeiten sollte, hab ich mich hier schon mal geäußert. Ich nenne das deswegen auch Klausurtage, nicht Urlaub.